Muestra comercial en Centro de Eventos Valle del Pacífico
Organizadores y productores de eventos, con y sin experiencia en el desarrollo de eventos de gran formato*, mantienen la idea fija en que la organización de los mismos radica en un apoyo logístico. Sólo cuando se enfrentan a una experiencia sin éxito o poco alagadora, se dan cuenta de que han omitido dos principios básicos:
- Los eventos de gran formato exigen una estructura real, al punto de parecerse a una empresa con un ciclo de vida temporal.
- Los eventos de gran formato exigen un sistema de planeación y organización superior a los nueve (9) meses, con antelación a la fecha programada para el evento.
*Consideramos eventos de gran formato aquellos que reúnen más de 400 personas dentro su dinámica global.
El evento: Una empresa temporal
Pensar que para lograr un exitoso evento de gran formato, sólo es cuestión de tener una fecha de realización del mismo, un igual idóneo y una lista de chequeo logístico, está un muy por fuera de la realidad. Nuestra experiencia nos permite corroborar que un evento con altura, memorable, atractivo, y cuya idea pueda ser institucionalizada, exige todo un soporte organizativo detrás, tanto a nivel de gestión como de administración.
Es necesario una Junta Directiva del evento, que cuente con un equipo capacitado y especializado en marketing, comunicación, publicidad, relaciones públicas, ventas y administración, que le generen comercialmente un producto coordinado y organizado, con lo cual generar confianza y alto nivel de expectativa frente a los inversores individuales e institucionales del evento. Un equipo que permanezca constantemente dentro de la planeación del evento desde su etapa cero, y que esté en capacidad de implementar acciones comerciales exitosas, al igual que de divulgación y labores administrativas.
Sí, estaremos de acuerdo en que una estructura de este calibre consumirá recursos iniciales que todo productor ó junta directiva organizadora quisiera no generar; pero en el momento de establecer indicadores de rentabilidad, se dará cuenta de que el efecto que ha generado la incursión del equipo y su estructura, evidentemente se verá reflejado en altos niveles de EFICIENCIA a niveles financieros, de rentabilidad y, sobre todo, de satisfacción con sus marcas inversoras y el público al que se dirige su evento. Usted ha logrado generar una experiencia memorable, de altura, y de niveles de rentabilidad inesperados.
Planeación del evento Vs. Tiempo
¿Cuánto tiempo cree que se ha tardado en desarrollar un nuevo producto que aparece en la televisión? ¿Tres meses? ¿Seis? Bien, pues esa misma cuestión deberá resolverla el equipo organizador de un evento de gran formato. Al fin de cuentas, un evento es una promesa de venta que tanto clientes individuales como institucionales comprarán en diferentes momentos en el tiempo, dándose la cita final la fecha de realización del memorable encuentro.
Lo más insólito, es que las juntas organizadoras de eventos, diseñan un encuentro en tres meses ó menos, reflejando por supuesto una caótica experiencia por lo general, aunque -diría en su defensa el organizador- “el evento se ha llevado a cabo”. ¿Sería realmente ese el punto? ¿Hacer un evento por reunir marcas sin ton ni son, dejando atrás toda la experiencia del público? ¿Acaso hemos pensado en la experiencia que experimentará el público con las marcas inversoras? Todo el proceso de concepción, financiación inicial, planeación, comercialización y organización logística, requiere al menos diez meses de trabajo exclusivo al evento, incluso, si es un evento ya institucionalizado, pues en este caso el público será aún más exigente.
Hola Carolina!
Excelente artículo.